El asistente administrativo es una pieza clave en el funcionamiento de cualquier organización. Este profesional trabaja detrás de escena, asegurándose de que todo funcione de manera eficiente y organizada. Si estás considerando una carrera como asistente administrativo o quieres comprender mejor este rol, sigue leyendo para descubrir tus responsabilidades, habilidades necesarias y la importancia de este rol en las empresas.
Responsabilidades del asistente administrativo
El asistente administrativo tiene una amplia gama de responsabilidades, que pueden variar según la empresa y el sector en el que opera. Entre las principales actividades destacan las siguientes:
Gestión Documental: Organización y archivo de documentos físicos y digitales, asegurando que estén siempre accesibles y en orden.
Servicio al Cliente: Recibir clientes y visitantes, atender el teléfono y responder correos electrónicos, brindando un servicio cortés y eficiente.
Agenda y Nombramientos: Gestión de agendas ejecutivas y de reuniones, incluyendo la organización de viajes y eventos corporativos.
Soporte Administrativo: Asistencia con tareas administrativas generales, como preparación de informes, hojas de cálculo y presentaciones.
Compras y Suministros: Control y reposición de materiales de oficina, además de realizar cotizaciones y compras cuando sea necesario.
Comunicación Interna: Facilitar la comunicación entre los diferentes departamentos, ayudando con la difusión de la información y el flujo de trabajo.
Principales responsabilidades del puesto:
Atención presencial y telefónica: El candidato será responsable de recibir personalmente a los clientes y atender las llamadas telefónicas, asegurando un servicio cortés y eficiente.
Entrega de presupuestos y negociación de valores de tratamiento: Una parte crucial del trabajo será proporcionar a los clientes estimaciones de costos de los tratamientos y procedimientos ofrecidos, además de negociar estos valores con el fin de asegurar la satisfacción del cliente y la viabilidad financiera del negocio.
Entrega de términos y contratos: El candidato será responsable de proporcionar y explicar los términos y contratos necesarios para los tratamientos o servicios contratados por los clientes, asegurando que todas las partes comprendan plenamente las condiciones y obligaciones involucradas.
Cobro de montos y emisión de facturas: El candidato será responsable de cobrar los montos pendientes de los clientes, emitir facturas por los servicios prestados y garantizar la integridad y exactitud de los registros financieros.
Control y cumplimentación de hojas de cálculo: se le pedirá que mantenga registros precisos y actualizados de las transacciones financieras, así como que complete y actualice las hojas de cálculo según sea necesario para facilitar la gestión eficaz de las finanzas y el desempeño empresarial.
Requisitos
Educación Mínima: Secundaria (2do Grado)
Valorado
Experiencia deseada: Entre 1 y 3 años.
Inglés (Básico), Portugués (Nativo)
Comercial y Ventas, preferiblemente dentro del sector de estética y/o salud: el candidato ideal tendrá experiencia previa en roles comerciales y de ventas, preferiblemente dentro del sector de estética y/o salud, demostrando comprensión y familiaridad con las necesidades y desafíos específicos de este sector. Mercado
Habilidad con sistemas informáticos y conocimiento de Microsoft Office: necesitará la capacidad de trabajar con sistemas informáticos, así como dominio del uso de programas de Microsoft Office, como Excel, Word y Outlook, para realizar tareas administrativas y de gestión.
Capacidad para negociar a través de WhatsApp y comunicarse con los clientes: ser capaz de comunicarse de forma clara, persuasiva y profesional a través de mensajes de texto y llamadas telefónicas será una habilidad esencial para este puesto.
Sea resiliente, persistente y paciente: Debido a la naturaleza dinámica y desafiante del ambiente laboral, es importante que el candidato sea capaz de lidiar con el rechazo, superar obstáculos y mantener una actitud positiva y proactiva incluso ante las dificultades.
Buen habla y escritura: ser capaz de expresarse de forma clara y persuasiva, tanto verbalmente como por escrito, será clave para comunicar información de forma eficaz a clientes y compañeros de trabajo.
Ser apasionado por los desafíos y enfocado en el logro de metas: El candidato ideal estará motivado por los desafíos y metas, buscando constantemente mejorar su desempeño y contribuir al éxito del equipo y de la empresa en su conjunto
Preferiblemente con habilidad con números y cálculos: Dada la naturaleza financiera del puesto, es deseable que el candidato tenga habilidad y comodidad con números y cálculos simples, facilitando la ejecución de tareas relacionadas con la gestión financiera y el control de costos.
Horario de vacancia: Lunes a Viernes 07:00 a 16:00 Sábados o Domingos 07:00 a 11:00.
Beneficios:
-. Cuidado dental
-. Asistencia médica
-. Pase Total
-. Vales de transporte
-. Boleto de la comida
Número de vacantes: 1
Tipo de contrato y jornada laboral: Vigente – CLT – Tiempo Complet
Área Profesional: Asistente Comercial, Ventas – Servicio
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